Náhodné stránky webu
- (30.10.2012) Kdo je častěji postižen alergií - děti, ženy nebo muži?
- (27.10.2008) Majetek získaný za manželství - co do něj patří (spadá) a naopak nepatří?
- (10.03.2012) Vypracované otázky ke zkoušce z ORL zdarma ke stažení online
- (31.12.2017) Jak se projevuje Sanfilippova nemoc, syndrom - příznaky, projevy, fotografie, léčba, příčina
- (12.01.2020) Endokrinologie, diabetologie - kmen, kmenová příprava, test - pravidla 2020
Sponzorované odkazy:
Slovník - hledej:
Předpověď počasí



Další dny...
Počet stránek v systému
Úřední dopis - pravidla jak jej psát, časté typografické chyby |
![]() |
Úterý, 14. říjen 2008 | Vložil: MUDr. Zbyněk Mlčoch | Zobrazeno: 324949x |
VZORObecný úvod o oficiální korespondenci:Při psaní dopisů, faxů a také i mailů (elektronické pošty) je třeba si uvědomit, že se jedná o formu komunikace a z tohoto hlediska je nutné dodržovat některé zásady. Při komunikaci dochází k šumům, které mohou zkreslit předávané informace. Při korespondenci k nim dochází jak na straně odesílatele (vyhotovitele) korespondence, tak i jejího příjemce. Při přípravě k napsání dopisu je důležité si uvědomit, co chce pisatel příjemci sdělit a k tomu si musí shromáždit potřebné podklady a informace. V další fázi přípravy je třeba si promyslet text sdělení, problém, který se má sdělením vyřešit a argumenty, na kterých se text bude stavět. K tomu jsou důležité poznámky, které snižují riziko, že se na něco v textu zapomene, a vytvářejí se předpoklady k logickému rámci sdělení. Stylizace dopisu musí odpovídat úrovni příjemce. Z hlediska efektivní komunikace je nutné, aby textu jednoznačně porozuměl. K dosažení porozumění je vhodné volit kratší věty a souvětí a také kratší odstavce. Text nesmí zbytečně obsahovat cizí slova a odborné termíny, zvláště ne takové, kde lze předpokládat u příjemce jejich neznalost. Totéž platí i o zkratkách, zejména specifických pro určitou organizaci. Dopis by se měl týkat jen jedné problematiky a neměl by, pokud možno, přesahovat jednu stránku textu. Zvláště v podnikatelské sféře není vhodné ho formulovat stroze a neosobně, ale také ne vyčítavě a útočně, i když se obchodní partner nezachoval nejlépe.
Doporučení pro grafickou úpravu textů a formální uspořádání obchodních a úředních dopisů jsou uvedena v normě ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory. V revidovaných vydáních z roku 1997, 2002 a 2007 byly uskutečněny změny s ohledem na používání nových technických prostředků při vyřizování korespondence a byla uplatněna snaha uvést úpravu česky psaných písemností do souladu se současnými evropskými normami a zvyklostmi.
Pravidla při psaní úředních dopisů
Další obecné zásady a typografické chyby - znamnénka, spojovníky, závorky, uvozovky, zkratky, číslice, ad.Při psaní textů, nejen v korespondenci, vznikají často chyby. V dalším textu budou následně uvedeny nejčastější nedostatky včetně příkladů. Norma dále uvádí úpravy např. způsobu číslování stránek a částí textu, členění textu, úpravu nadpisů atd., které jsou aplikovatelné i na jiné písemné materiály.
Interpunkční znaménka – kromě některých výjimek se interpunkční znaménka připojují k předchozímu slovu a za nimi se dělá mezera. Kolik je hodin? To přece není možné! KOVONA, s. r. o., AROMA, a. s., SIGMA, v. o. s.
Spojovník – spojuje dvě části slova nebo dva výrazy bez mezer. Pokud je na konci řádku, tak se na dalším opakuje. Praha 6-Suchdol, Frýdek-Místek, anglicko-český slovník, M. Novotná-Malá, bude-li
Závorky a uvozovky – přiléhají bez mezer k začátku a konci výrazu v závorce nebo v uvozovkách; je-li v nich celá věta, tak se interpunkční znaménko dává před koncovou závorku nebo uvozovku; dává se přednost závorkám okrouhlým. Podniky (někdy také jejich části) mají…(Myslí se tím i část podniku.) Napsal diplomovou práci na téma „Konkurenceschopnost českých podniků“.
Zkratky (jejich psaní vychází z českého pravopisu) – ve zkratkách se za tečkou dělá mezera. p. (pan), pí (paní), zvl. (zvláště), fa (firma, faktura), ca, cca (circa), t. r. (tohoto roku), v. r. (vlastní rukou), tj. (to je), atd. (a tak dále), apod. (a podobně), čj., č. j. (číslo jednací), čp., č. p. (číslo popisné)
Zkratky akademických titulů a vědeckých hodností (způsob jejich psaní je uveden v zákonu o vysokých školách) a vojenských hodností – pokud jsou zkratky za jménem, oddělují se čárkou. prof. Ing. Jan Novák, DrSc., doc. PhDr. Jana Smutná, CSc., Ing. Jiří Nový, Ph.D., pplk. Ing. Martin Sekera
Čísla a čísliceDesetinná čísla se oddělují od jednotek desetinnou čárkou; pokud mají více než tří místa vlevo nebo vpravo od desetinné čárky, člení se do skupin po třech místech a oddělují se jednou mezerou. 15 625,8 m; 0,258 32 světelných let
Peněžní částky - z bezpečnostních důvodů (aby se číslice správně četly) se skupiny tří čísel mohou oddělovat tečkou. 2.850.325,-- Kč; Kč 18.613,50
Kalendářní data – v obchodní korespondenci (v odvolacích údajích) podle následujících vzorů 2004-01-29; 04-01-29; 29.01.2004; v osobních dopisech, na peněžních dokladech, v právních apod. písemnostech Praha 29. ledna 2004; v souvislém textu 29. ledna 2004; 29. 1. 2004.
Časové údaje – píší se sestupně, dvoumístně a oddělují se dvojtečkami; lze použít značky nebo údaje vypsat 11:18:35; 11:18; 11 h 18 min 35 s; v 11 hodin.
Telefonní a faxová čísla se člení po trojicích 258 326 991.
Spojení čísel se slovy – spojuje se v v jedno slovo 10násobek, 5procentní; (nelze psát 10ti procentní, 10ti % apod.).
Středník se píše při uvádění několika číselných údajů za sebou (10,45; 12.05;).
Mezera se nedělá např.
Elektronická korespondence: Normy pro psaní písemností se vztahují také na e-maily, které se používají jako oficiální nebo obchodní dopis, nikoli jako interní sdělení. Pro úpravu e-mailové korespondence platí stejné zásady jako pro dopisy zasílané poštou, přičemž je však nutné mít na zřeteli technické vybavení adresáta. Nepoužívá se dělení slov, protože lámání řádků se řídí softwarem příjemce a je přizpůsobeno velikosti písma. Na odesílání příloh a kopií jsou v elektronické poště vyhrazeny speciální položky pro jejich zadání. Pokud je v e-mailu nastaven automatický podpis, zakončení se vypisuje automaticky jako celek. Obsahuje např. jméno a příjmení odesílatele, název a adresu odesílající instituce a kontaktní údaje, popř. odkaz na adresy internetových stránek.
Zdroj: Jazyková poradna Ústavu pro jazyk český, http://evyna.pef.czu.cz |