Taky si říkáte jak psát úřední dopis a berete situaci, kdy máte zasednout za klávesnici počítače, psacího stroje nebo s průpiskou v ruce jako malou hororovou záležitost? Nehledejte v tom vědu. Stáči dodržovat několik málo pravidel a dopis zvládnete. Jen si věřit.

• DATUM: na dopisních papírech bez předtisku lze psát datum od levé svislice nebo vpravo,

• PÁD MÍSTA ODESLÁNÍ: místo odeslání dopisu se uvádí v 1. pádě (Praha 21.06.2007, Kutná Hora 11.11.2007 – viz Kalendářní data),

• "VĚC:" byl vynechán předtisk slova Věc (slovo „věc“ už se nepíše). Psaní slova Věc v názvu dopisu se v oficiální a obchodní korespondenci považuje již za zastaralé a doporučuje se vypouštět; ponechává se pouze název dokumentu (např. Žádost o…), který by měl být zvýrazněn buď tučně, nebo podtržen (nikoli však tučně a podtrženě zároveň),

• OSLOVENÍ: každý dopis začíná oslovením, a to v 5. pádě (i v případě písemného styku s institucemi, kdy jméno adresáta neznáme, např. Vážení – viz Oslovení a závěrečný pozdrav v dopise)

• ODSTAVCE A JEJICH ODSAZENÍ: odstavce začínáme psát od levé svislice; pouze u osobních dopisů lze psát začátky odstavců od zarážky (dříve na psacím stroji 5 úhozů)

• MEZERY MEZI ŘÁDKY: mezi oslovením, jednotlivými odstavci a závěrečným pozdravem se vkládá jeden volný řádek (nadále se používá jednoduché řádkování)

• OSOBNÍ A PŘIVLASTŇOVACÍ ZÁJMENA A VELKÁ PÍSMENA: tvary osobních a přivlastňovacích zájmen Vy, Vám, Váš píšeme jako vyjádření úcty a zdvořilosti vždy s velkým počátečním písmenem, ať píšeme jednotlivci, několika osobám, nebo kolektivu (malé písmeno u těchto zájmen naopak naznačuje, že jde o dopis soukromý, důvěrný; v dopisech přátelům a rodině si můžeme vybrat mezi zdvořilejším Ty, Tobě, Tvůj a neformálním ty, tobě, tvůj; vy, vám, váš)

• OKRAJE ZLEVA A ZPRAVA: u obchodních a oficiálních dopisů se zavádí bloková úprava – zarovnání podle levého i pravého okraje,
  - rozšířily se způsoby zvýrazňování textu, jež nabízejí textové editory

• PODPIS: podpis (a s ním případně i razítko) lze umístit od levé svislice nebo vpravo (viz Podpisy)

• PŘÍLOHY: větší počet příloh se uvádí pod zvýrazněný nadpis Přílohy – slovo Přílohy by mělo být zvýrazněno stejně jako název dopisu (tučně, nebo podtrženě), nepíše se za ním dvojtečka

• UPOZORNĚNÍ NA KOPII: upozornění, že kopie dopisu byla zaslána někomu jinému na vědomí, se poznamená dole od levé svislice (po vynechání dvou řádků za přílohami). Nadpis Na vědomí, Rozdělovník nebo Kopie se zvýrazní rovněž stejným způsobem jako název dokumentu a Přílohy, tj. tučně, nebo podtrženě. Výčet adresátů se píše pod nadpis Na vědomí, za kterým se dvojtečka rovněž nepíše.

Další obecné zásady a typografické chyby - znamnénka, spojovníky, závorky, uvozovky, zkratky, číslice, ad.

Při psaní textů, nejen v korespondenci, vznikají často chyby. V dalším textu budou následně uvedeny nejčastější nedostatky včetně příkladů. Norma dále uvádí úpravy např. způsobu číslování stránek a částí textu, členění textu, úpravu nadpisů atd., které jsou aplikovatelné i na jiné písemné materiály.

Interpunkční znaménka – kromě některých výjimek se interpunkční znaménka připojují k předchozímu slovu a za nimi se dělá mezera.

Kolik je hodin? To přece není možné! KOVONA,  s.  r. o., AROMA, a. s., SIGMA, v. o. s.

Spojovník – spojuje dvě části slova nebo dva výrazy bez mezer. Pokud je na konci řádku, tak se na dalším opakuje.

Praha 6-Suchdol, Frýdek-Místek, anglicko-český slovník, M. Novotná-Malá, bude-li

Závorky a uvozovky – přiléhají bez mezer k začátku a konci výrazu v závorce nebo v uvozovkách; je-li v nich celá věta, tak se interpunkční znaménko dává před koncovou závorku nebo uvozovku; dává se přednost závorkám okrouhlým.

Podniky (někdy také jejich části) mají…(Myslí se tím i část podniku.) Napsal diplomovou práci na téma „Konkurenceschopnost českých podniků“.

Zkratky (jejich psaní vychází z českého pravopisu) – ve zkratkách se za tečkou dělá mezera.

 p. (pan), pí (paní), zvl. (zvláště), fa (firma, faktura), ca, cca (circa), t. r. (tohoto roku),    v. r. (vlastní rukou), tj. (to je), atd. (a tak dále), apod. (a podobně), čj., č. j. (číslo jednací), čp., č. p. (číslo popisné)

Zkratky akademických titulů a vědeckých hodností (způsob jejich psaní je uveden    v zákonu o vysokých školách) a vojenských hodností – pokud jsou zkratky za jménem, oddělují se čárkou.

prof. Ing. Jan Novák, DrSc., doc. PhDr. Jana Smutná, CSc., Ing. Jiří Nový, Ph.D.,     pplk. Ing. Martin Sekera

Čísla a číslice

Desetinná čísla se oddělují od jednotek desetinnou čárkou; pokud mají více než tří místa vlevo nebo vpravo od desetinné čárky, člení se do skupin po třech místech         a oddělují se jednou mezerou.

15 625,8 m;  0,258 32 světelných let

Peněžní částky - z bezpečnostních důvodů (aby se číslice správně četly) se skupiny tří čísel mohou oddělovat tečkou.

2.850.325,-- Kč; Kč 18.613,50

Kalendářní data – v obchodní korespondenci (v odvolacích údajích) podle následujících vzorů 2004-01-29; 04-01-29; 29.01.2004; v osobních dopisech, na peněžních dokladech, v právních apod. písemnostech

Praha 29. ledna 2004; v souvislém textu 29. ledna 2004; 29. 1. 2004.

Časové údaje – píší se sestupně, dvoumístně a oddělují se dvojtečkami; lze použít značky nebo údaje vypsat

11:18:35; 11:18; 11 h 18 min 35 s; v 11 hodin.

Telefonní a faxová čísla se člení po trojicích

258 326 991.

Spojení čísel se slovy – spojuje se v v jedno slovo

10násobek, 5procentní; (nelze psát 10ti procentní, 10ti % apod.).

Středník se píše při uvádění několika číselných údajů za sebou 

(10,45; 12.05;). 

Mezera se nedělá např.

• za tečkou při číselném označování textu (3.1.2) nebo v peněžních částkách - (Kč 12.500);
• za čárkou v desetinných číslech (150,5 m); 
• za dvojtečkou při psaní časových údajů (12:05 h);
• před a za spojovníkem (slovník anglicko-český, 2004-08-26);
• před a za lomítkem (130 km/h);
• za znaménky +, -, vyznačují-li hodnotu čísla (+15 °C);
• při vyplňování rubrik, je-li nedostatek místa.