Postup při vyřazování a skartaci zdravotnické dokumentace aktuálně upravuje vyhláška č. 385/2006 Sb., o zdravotnické dokumentaci, v platném znění (dále jen „vyhláška“ nebo „vyhláška o zdravotnické dokumentaci“), která je prováděcím právním předpisem k zákonu č. 20/1966 Sb., o péči o zdraví lidu.

Skartace zdravotnické dokumentace

V souvislosti s plánovaným přijetím zákona o zdravotních službách připravuje Ministerstvo zdravotnictví ČR novou vyhlášku o zdravotnické dokumentaci, která by svým obsahem měla vycházet z vyhlášky č. 385/2006 Sb., avšak v oblasti uchovávání a skartace zdravotnické dokumentace
přináší některé změny. Tyto plánované změny jsou dále v textu poznamenány v závorkách kurzívou s tím, že jsou uvedeny pouze pro informaci a nejedná se v tuto chvíli o platnou a účinnou obecně závaznou právní úpravu. Vyřazováním zdravotnické dokumentace se rozumí posuzování a plánovitý výběr zdravotnické dokumentace, u které uplynula skartační lhůta, a je nadále pro poskytování zdravotní péče nepotřebná.

Vyřazování zdravotnické dokumentace zajišťuje zdravotnické zařízení, které ji vede, a probíhá formou skartačního řízení, které se provádí jednou za rok komplexně za celé zdravotnické zařízení a musí proběhnout v souladu se skartačním řádem, který tvoří přílohu č. 2 vyhlášky č. 385/2006 Sb., o zdravotnické dokumentaci (v návrhu nové vyhlášky o zdravotnické dokumentaci se jedná o přílohu č. 2 s označením „Zásady pro uchování zdravotnické dokumentace a postup při jejím vyřazování a zničení po uplynutí doby uchování“). Bez skartačního řízení nelze
zdravotnickou dokumentaci zničit.

Odborný dohled nad provedením skartace provádí skartační komise, jejíž členy z řad zdravotnických pracovníků jmenuje a odvolává provozovatel zdravotnického zařízení nebo jím určený vedoucí zaměstnanec tohoto zdravotnického zařízení. V případě zdravotnického zařízení, které má méně než pět zdravotnických pracovníků nebo jiných odborných pracovníků, se skartační komise nezřizuje a za řádné provedení skartačního řízení odpovídá provozovatel zdravotnického zařízení.

Zdravotnické zařízení označuje zdravotnickou dokumentaci tzv. skartačními znaky – S, V (v návrhu nové vyhlášky o zdravotnické dokumentaci se počítá s označením „vyřazovací znaky Z, X“), které vyjadřují hodnotu zdravotnické dokumentace a označují, jak se zdravotnickou dokumentací po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení naložit. Skartační znak „S“ (podle návrhu nové vyhlášky „Z“) označuje zdravotnickou dokumentaci, která se po uplynutí skartační lhůty navrhne ke zničení. Skartační znak „V“ (podle návrhu nové vyhlášky „X“) označuje zdravotnickou  okumentaci, jejíž hodnotu nelze v okamžiku vzniku určit. Obecně se pro označení zdravotnické dokumentace použije skartační znak „S“ (podle návrhu nové vyhlášky „Z“), pokud není jiným právním předpisem nebo v příloze č. 3 vyhlášky o zdravotnické dokumentaci stanoveno jinak.

Skartační lhůta určuje dobu, po kterou je nutné uchovat zdravotnickou dokumentaci u jejího původce pro účely poskytování zdravotní péče. Před uplynutím skartační lhůty nesmí být zdravotnická dokumentace zařazena do skartačního řízení a zničena. Zdravotnická dokumentace se obecně uchovává po dobu 5 let, pokud nejsou skartační lhůty pro jednotlivé typy zdravotnické dokumentace stanoveny odlišně (viz níže + příloha č. 3 vyhlášky o zdravotnické dokumentaci). Skartační lhůta počíná běžet dnem 1. ledna následujícího kalendářního roku po dni, v němž byl proveden poslední záznam ve zdravotnické dokumentaci pacienta, nebo nastala skutečnost, která je podle přílohy č. 3 vyhlášky o zdravotnické dokumentaci
rozhodná pro počátek běhu skartační lhůty.

Pokud zdravotnická dokumentace podléhá několika lhůtám pro její uchování, řídí se doba uchovávání nejdelší lhůtou. Speciální lhůty pro uchovávání zdravotnické dokumentace:

1. Primární zdravotní péče

10 let od změny lékaře primární péče a předání písemné informace v rozsahu potřebném k zajištění návaznosti zdravotní péče o pacienta nově zvolenému lékaři primární péče nebo 10 let od úmrtí pacienta (nebo „15 let od posledního záznamu do zdravotnické dokumentace“ dle návrhu nové vyhlášky o zdravotnické dokumentaci).

2. Specializovaná ambulantní zdravotní péče a zvláštní ambulantní péče

5 let po posledním vyšetření pacienta a předání informace o průběhu a výsledku tohoto vyšetření příslušnému lékaři primární zdravotní péče nebo 10 let od úmrtí pacienta, pokud není dále stanoveno jinak.

3. Dispenzární péče

a) 10 let od vyřazení pacienta z dispenzární péče nebo ukončení dispenzární péče a předání informace obsahující veškerá podstatná data o výsledcích vyšetření, léčení a vývoji onemocnění příslušnému lékaři primární péče nebo 10 let od úmrtí pacienta (v návrhu nové vyhlášky o zdravotnické dokumentaci doplněno „avšak nejméně 30 let po podání transfuzního přípravku“),
b) 100 let od data narození dialyzovaného pacienta nebo 10 let od jeho úmrtí (v návrhu nové vyhlášky o zdravotnické dokumentaci doplněno „avšak nejméně 30 let po podání transfuzního přípravku“),
c) 100 let od data narození pacienta, který je podle zvláštního právního předpisu (zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví) nosičem infekčního onemocnění nebo 10 let od jeho úmrtí (v návrhu nové vyhlášky o zdravotnické dokumentaci doplněno „avšak nejméně 30 let po podání transfuzního přípravku“).

4. Zdravotní péče poskytnutá v souvislosti s léčbou duševních poruch a poruch chování, včetně zdravotní péče poskytnuté v souvislosti s protialkoholní nebo protitoxikomanickou léčbou

100 let od data narození pacienta nebo 10 let od jeho úmrtí.

5. Ústavní péče

hospitalizace – 40 let od poslední hospitalizace pacienta ve zdravotnickém zařízení poskytujícím ústavní péči nebo 10 let od úmrtí pacienta (v návrhu nové vyhlášky o zdravotnické dokumentaci doplněno „avšak nejméně 30 let po podání transfuzního přípravku“).

6. Lázeňská péče

10 let od ukončení lázeňské péče o pacienta a předání informace obsahující veškerá podstatná data o průběhu lázeňské péče (v návrhu nové vyhlášky o zdravotnické dokumentaci nově formulováno: „10 let od ukončení lázeňské léčebně rehabilitační zdravotní péče“).

7. Závodní preventivní péče

a) 100 let od data narození pacienta s uznanou nemocí z povolání nebo 10 let od jeho úmrtí, pokud dále není stanoveno jinak,
b) 5 let od data uznání ohrožení nemocí z povolání nebo 5 let od úmrtí osoby ohrožené nemocí z povolání, pokud dále není stanoveno jinak,
c) 5 let od ukončení zaměstnání osoby vykonávající práci zařazenou podle zvláštního právního předpisu do kategorie prvé nebo druhé a předání informace o vývoji zdravotního stavu v době výkonu práce a charakteristiky zdravotní náročnosti vykonávané práce, včetně uvedení kategorie práce podle jednotlivých faktorů pracovních podmínek a délku jejich expozice, a předání dalšímu příslušnému zdravotnickému zařízení
závodní preventivní péče nebo 5 let od úmrtí této osoby,
d) 10 let od ukončení zaměstnání osoby vykonávající rizikovou práci ve smyslu zvláštního právního předpisu, pokud dále není stanoveno jinak, a předání informace o vývoji zdravotního stavu v době výkonu práce a charakteristiku zdravotní náročnosti vykonávané práce, včetně uvedení kategorie práce podle jednotlivých faktorů pracovních podmínek, jejich míru a délku jejich expozice, a předání dalšímu příslušnému zdravotnickému zařízení závodní preventivní péče nebo 10 let po úmrtí této osoby,
e) 40 let od ukončení zaměstnání osoby vykonávající rizikovou práci ve smyslu zvláštního právního předpisu, pokud to zvláštní předpis požaduje, a předání informace o vývoji zdravotního stavu v době výkonu práce a charakteristice zdravotní náročnosti vykonávané práce, včetně uvedení kategorie práce podle jednotlivých faktorů pracovních podmínek, jejich míru a délku jejich expozice, a předání dalšímu příslušnému zdravotnickému zařízení závodní preventivní péče nebo 10 let po úmrtí této osoby,
f ) u zaměstnance kategorie A15) alespoň do dosažení věku 75 let, vždy však po dobu nejméně 30 let po ukončení pracovní činnosti v kategorii A,
g) 30 let od data uznání těžkého pracovního úrazu, 10 let od data uznání ostatních pracovních úrazů. (Pozn.: Písmena a) a b) se vztahují na zdravotnickou dokumentaci vedenou zdravotnickým zařízením primární zdravotní péče, závodní preventivní péče a zdravotnickým zařízením příslušným podle zvláštního právního předpisu k posuzování a uznávání nemocí z povolání; písmena c) až g) se vztahují na zdravotnickou dokumentaci vedenou zdravotnickým zařízením závodní preventivní péče.)

8. Záchranná služba a lékařská služba první pomoci

a) záznam operátora nebo deník operačního střediska nejméně 10 let od posledního záznamu,
b) záznam o výjezdu 10 let od výjezdu zdravotnické záchranné služby,
c) záznam o zdravotní péči poskytnuté lékařskou službou první pomoci nejméně 10 let od ošetření pacienta,
d) zvukový záznam o výzvě (žádosti) k výjezdu záchranné služby nebo lékařské služby první pomoci 24 měsíců od obdržení výzvy.

9. Vyšetření dárce krve a zdravotní péče poskytovaná transfuzní službou

a) výkony spojené s poskytováním zdravotní péče 5 let po posledním vyšetření pacienta a předání informace o průběhu a výsledku tohoto vyšetření příslušnému lékaři primární zdravotní péče nebo 10 let od úmrtí pacienta (v návrhu nové vyhlášky o zdravotnické dokumentaci nově „15 let“ od úmrtí pacienta),
b) odběr krve pro transfuzní účely podle zvláštního právního předpisu.

10. Patologická anatomie a soudní lékařství

a) list o prohlídce zemřelého, jestliže není rozhodnuto o pitvě nebo pokud není pitva nařízena, 10 let od úmrtí,
b) pitevní protokol včetně listu o prohlídce zemřelého, informace o provedení a výsledku bioptického vyšetření, popřípadě dalšího souvisejícího vyšetření, 150 let. (V návrhu nové vyhlášky o zdravotnické dokumentaci nově bod c) „průvodky k bioptickému nebo cytologickému vyšetření 10 let“.)

11. Zobrazovací metody

a) grafický nebo audiovizuální záznam nebo jiný obrazový záznam (například digitální) 5 let od ukončení posledního vyšetření pacienta souvisejícího s poskytnutím zdravotní péče a ověřováním podmínek vzniku nemoci z povolání (ohrožení nemocí z povolání) podle zvláštního  rávního předpisu, pro jejíž potřeby byl záznam vyhotoven, pokud se nejedná o pacienta v dispenzární nebo jiné péči pro onemocnění
sledované zobrazovací metodou,
b) informace o průběhu a výsledku vyšetření pacienta zobrazovací metodou 10 let po předání informace lékaři, který vyšetření zobrazovací metodou vyžádal.

12. Ověřování nových poznatků na živém člověku použitím metod dosud nezavedených v klinické praxi, klinické zkoušky zdravotnických prostředků a klinické hodnocení humánních léčiv

a) nejméně 15 let od ukončení ověřování nových poznatků a předání informace obsahující veškerá podstatná data o výsledcích vyšetření, léčení a vývoji onemocnění pacienta příslušnému lékaři primární péče, jestliže byla nová metoda na základě výsledků ověřování nových poznatků zavedena do klinické praxe; 10 let od úmrtí pacienta, jestliže ověřovaná metoda nebyla z odborných důvodů do klinické praxe zavedena,
b) nejméně 30 let od ukončení ozařování, jestliže byly při ověřování nových poznatků použity metody, které jsou spojeny s ozářením, včetně metod dosud nezavedených v klinické praxi a těch ozáření, kde není přímý zdravotní přínos pro fyzické osoby podstupující ozáření,
c) nejméně 15 let od ukončení klinické zkoušky zdravotnického prostředku a předání informace obsahující veškerá podstatná data o výsledcích vyšetření, léčení a vývoji onemocnění pacienta příslušnému lékaři primární péče; 10 let od úmrtí pacienta, jestliže zdravotnický prostředek nebyl z odborných důvodů zaveden do praxe,
d) nejméně 15 let od ukončení klinického hodnocení humánního léčiva a předání informace obsahující veškerá podstatná data o výsledcích vyšetření, léčení a vývoji onemocnění pacienta příslušnému lékaři primární péče; 10 let od úmrtí pacienta, jestliže humánní léčivo nebylo
z odborných důvodů zavedeno do praxe.

13. Záznamy spojené s nežádoucími příhodami v souvislosti s použitím zdravotnického prostředku

nejméně 15 let od vzniku nežádoucí příhody; v případě nežádoucí příhody spojené s újmou na zdraví nejméně 30 let od vzniku nežádoucí příhody, pokud je tato újma spojena s úmrtím pacienta 10 let od jeho úmrtí.

14. Lékařské předpisy označené modrým pruhem a jejich průpisy

nejméně doba uchování lékařského předpisu stanovená zvláštním právním předpisem upravujícím zacházení s návykovými látkami.

15. Výsledky laboratorních a dalších pomocných vyšetření

5 let. (V návrhu nové vyhlášky o zdravotnické dokumentaci je navíc uvedena „jednodenní péče – 15 let od posledního poskytnutí jednodenní péče, nebo 10 let od úmrtí pacienta, avšak nejméně 30 let po podání transfuzního přípravku“.)