Faktury jsou doklady, které budete muset vystavovat kvůli tomu, aby vám firmy platily za uskutečněné služby nebo za odebrané zboží. Protože žijeme v digitální éře, nemusí mít faktura pokaždé hmotnou podobu - tedy podobu potištěného papíru zabaleného do obálky cestujícího na místo určení poštou. Mnohým firmám (většině) postačí zaslat fakturu faxem nebo emailem v PDF formátu. Je to rychlejší, levnější a ekologičtější. Převod libovolného dokumentu na PDF soubor lze provést například za pomoci PDF Creatoru. Číst a tisknout PDF soubory (faktury) lze programem Adobe Reader.

Abychom se nedostali do konfliktu se zákonem (finančním úřadem), je třeba při fakturaci postupovat následujícím způsobem:

A. Jestliže zasíláme fakturu emailem v PDF souboru neoznačeném digitálním podpisem (elektronická faktura zaslaná emailem nemusí být označena digitálním podpisem), má příjemce dvě možnosti, jak fakturu zpracovat a uchovat. A1) Buďto si fakturu vytiskne, opatří jí podpisem osoby, která fakturu zaúčtovala a v papírové podobě uloží do archívu nebo A2) Fakturu ponechá v elektronické podobě (PDF, obrázek PNG, JPG), soubor však označí digitálním podpisem a uloží do elektronického archivačního systému.

B. Jestliže emailem zašleme fakturu v PDF souboru podepsaném digitálním podpisem, má příjemce opět dvě možnosti, jak s fakturou naloží. B1) Fakturu si vytiskne, opatří podpisem a uloží v papírové podobě nebo B2) Fakturu opatřenou vaším digitálním podpisem rovnou uloží do svého elektronického archivačního systému.

Shrnutí:

• faktura zaslaná emailem v digitální podobě (PDF) nemusí být podepsána digitálním podpisem
• elektronická data nejsou sama o sobě daňovým dokladem! Dokladem se stávají až ve chvíli, kdy je zajištěna autenticita dokladu (jeho původ) a jeho integrita (nezměnitelnost). Autenticitu a integritu dokladu zajišťuje příjemce faktury. Stručně řečeno, mezi výdejce faktury a místo jejího uschování se nesmí dostat něco (někdo), co by přerušilo řetěz autenticity nebo dodatečně změnilo podobu faktury.

UPOZORNĚNÍ: Koloběh faktur samozřejmě platí i v opačném pořadí. Výše uvedené povinnosti se vás týkají nejen jako vystavovatele faktur, ale i jako příjemce faktur.

• Každá vystavená faktura musí obsahovat následující náležitosti:
• Označení Faktura
• Jméno a adresu toho, kdo ji vydal
• Jméno (název firmy) a adresu toho, kdo ji přijal
• Datum vydání a datum splatnosti
• Pokud je faktura určena plátci DPH, musí obsahovat datum zdanitelného plnění
• Pořadové číslo
• Podpis vystavovatele faktury a razítko není nutné (podpisem fakturu opatří příjemce při jejím zaúčtování)
• Jak bylo uvedeno o několik řádků výše, faktura vystavená v elektronické podobě může (ale nemusí) být opatřena digitálním podpisem.